Boards

Analyse von Mobexer

Wer im Kundengespräch immer wieder dieselben Antworten, Links oder Textbausteine eintippen muss, verliert Zeit mit einer erstaunlich kleinen, aber dauernden Aufgabe. Genau dieses Wiederholen soll Boards auf dem Smartphone verkürzen: Statt zwischen Notizen, E-Mail und Chat zu wechseln, lassen sich vorbereitete Inhalte über die Tastatur in den laufenden Austausch einbringen. Ich finde den Ansatz sinnvoll, wenn der Engpass nicht das Schreiben an sich ist, sondern das ständige Suchen und erneute Formulieren.

Als Business-App von Boards.com richtet sich Boards vor allem an Menschen, die regelmäßig mit Kunden oder Kolleginnen und Kollegen kommunizieren. Der Nutzen hängt dabei weniger davon ab, wie groß ein Team ist, sondern davon, ob sich bestimmte Informationen oft wiederholen. Wer häufig Verfügbarkeiten, Produktdetails oder nächste Schritte verschickt, kann mit einem gut gepflegten Bestand an Texten Reibung aus dem Alltag nehmen. Wer dagegen nur gelegentlich Nachrichten schreibt, muss erst genug passende Inhalte sammeln, damit sich die Einrichtung lohnt.

Der sinnvolle Start: erst sammeln, dann sortieren

Ich würde nicht versuchen, gleich die gesamte Kommunikation in Boards abzubilden. Praktischer ist ein kleiner Anfang mit den Antworten, die man ohnehin ständig wiederholt: eine freundliche Begrüßung, eine Erklärung des nächsten Schritts oder eine kurze Nachricht für typische Rückfragen. So merkt man schnell, ob die Inhalte wirklich im Alltag gebraucht werden, statt eine große Sammlung anzulegen, die später niemand pflegt.

Besonders hilfreich ist es, Bausteine nach ihrem Einsatz zu ordnen und sie so zu formulieren, dass sie auch außerhalb des ursprünglichen Gesprächs verständlich sind. Eine knappe Antwort, die nur intern Sinn ergibt, spart beim Einfügen zwar Zeit, kann beim Gegenüber aber Verwirrung auslösen. Ich würde außerdem persönliche Angaben oder wechselnde Einzelheiten nicht unbesehen in feste Texte schreiben: Ein Baustein sollte als Ausgangspunkt dienen, nicht als Ersatz für den kurzen Blick auf den konkreten Fall.

Im Gespräch zählt der passende Moment

Ein realistischer Einsatz wäre ein kleiner Laden, dessen Team Anfragen über Nachrichten beantwortet. Eine Person fragt nach Öffnungszeiten, eine andere nach der Verfügbarkeit eines Artikels, und bei einer dritten muss das Team erklären, wie eine Abholung abläuft. Wenn diese Informationen zuverlässig vorbereitet sind, lässt sich eine passende Antwort direkt im Gespräch verwenden. Der eigentliche Gewinn liegt dann nicht nur in weniger Tipparbeit: Mitarbeitende können eine einheitliche, verständliche Auskunft geben und müssen nicht erst alte Chats nach einer früheren Formulierung durchsuchen.

Das funktioniert am besten, wenn jemand die Textsammlung gelegentlich überprüft. Ändert sich ein Ablauf oder eine Formulierung, kann ein veralteter Baustein schneller und häufiger verschickt werden als eine frei geschriebene Nachricht. Ich würde daher eine verantwortliche Person festlegen und sensible oder zeitabhängige Angaben vor dem Einfügen kontrollieren. Diese kleine Pflege ist der Preis für den Komfort und sollte bei der Entscheidung mitgerechnet werden.

Wo die Tastaturlösung überzeugt – und wo nicht

Im Vergleich zu Notizen oder gespeicherten Entwürfen liegt der Reiz darin, wiederkehrende Inhalte näher an den Ort zu bringen, an dem sie gebraucht werden: in die Kommunikation auf dem Smartphone. Eine gewöhnliche Notiz-App kann flexibler für lange Dokumente oder freie Gedanken sein, verlangt aber oft zusätzliche Schritte zum Suchen und Kopieren. Eine klassische Projektmanagement-Lösung eignet sich eher, wenn Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine im Mittelpunkt stehen. Boards ist deshalb kein Ersatz für jedes Business-Werkzeug, sondern eine spezialisierte Hilfe für wiederkehrende Antworten und Inhalte.

Ein weiterer praktischer Punkt: Vorgefertigte Texte sollten nicht dazu führen, dass Gespräche mechanisch klingen. Ich würde Bausteine kurz halten, eine persönliche Anrede ergänzen und vor dem Senden prüfen, ob die Antwort tatsächlich auf die Frage eingeht. Bei Beschwerden, Verhandlungen oder ungewöhnlichen Anliegen ist eine individuell geschriebene Nachricht meist die bessere Wahl. Auch wer überwiegend am Computer arbeitet oder kaum wiederkehrende Inhalte verschickt, dürfte mit den eigenen Vorlagen in einem bereits genutzten Werkzeug besser fahren.

Ein erster Blick auf Boards

Auf den ersten Blick sieht die App ziemlich cool aus. Sie ist für Android und iOS verfügbar, also egal welches Gerät ihr habt, ihr könnt sie nutzen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und modern gestaltet, sodass man sich schnell zurechtfindet. Ich fand es besonders praktisch, dass die App nicht nur auf Englisch, sondern auch in anderen Sprachen verfügbar ist. Das macht es einfacher, wenn Englisch nicht eure Muttersprache ist.

Funktionen und Möglichkeiten

Die App bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Arbeiten und Zusammenarbeiten erleichtern. Ihr könnt verschiedene Boards erstellen, um eure Projekte zu organisieren. Die Möglichkeit, Dateien hochzuladen und direkt in der App zu bearbeiten, ist ein echter Gamechanger. Es gibt auch eine Kommentarfunktion, mit der ihr eure Gedanken und Ideen mit anderen teilen könnt. Besonders cool finde ich die Integration mit anderen Tools wie Google Drive und Dropbox. So habt ihr alle eure Dateien an einem Ort, ohne zwischen verschiedenen Apps hin und her wechseln zu müssen.

Was mir besonders gefällt

Was ich wirklich an Boards schätze, ist die Flexibilität. Egal, ob ihr an einem kleinen Projekt mit Freunden arbeitet oder ein großes Team leitet, die App passt sich euren Bedürfnissen an. Die Möglichkeit, verschiedene Themen und Projekte in einem einzigen Account zu verwalten, ist einfach klasse.

Für wen ist die Tastaturidee also am nützlichsten? Meiner Einschätzung nach für Selbstständige, Verkaufsteams, Kundendienst und alle, die auf dem Handy viele ähnliche Anfragen beantworten. Ein Team mit mehreren Mitarbeitenden kann gemeinsame Formulierungen als Ausgangspunkt verwenden; Einzelpersonen profitieren eher davon, persönliche Standardantworten griffbereit zu haben. Wenn dagegen jede Anfrage eine neue Recherche oder eine ausführliche Beratung verlangt, wird das Einfügen eines Textbausteins kaum Zeit sparen. Dann ist eine Wissenssammlung oder ein CRM mit passenden Arbeitsabläufen wahrscheinlich die bessere Ergänzung.

Vor dem Start würde ich auch überlegen, welche Inhalte überhaupt in eine mobile Tastatur gehören. Allgemeine Erklärungen und neutrale nächste Schritte sind gute Kandidaten. Passwörter, vertrauliche Kundendaten oder Informationen, die sich laufend ändern, sollte man nicht als bequeme Standardantwort behandeln. Eine kurze Prüfroutine hilft: Empfänger und Situation abgleichen, variable Details ergänzen und erst dann senden. So bleibt die Zeitersparnis erhalten, ohne dass aus einer Vorlage eine unpassende Antwort wird.

Was bei der Entscheidung noch wichtig ist

Boards ist kostenlos erhältlich; bei Abrechnung über Google Play liegen In-App-Käufe zwischen 6,99 Euro und 354,99 Euro. Die App hat eine durchschnittliche Bewertung von 4,2 bei rund 17.000 Bewertungen und wurde über eine Million Mal installiert. Sie ist für alle Altersgruppen freigegeben, erschien am 19. August 2020 und die aktuelle Version ist 3.2.3. Für Android wird mindestens Version 9 benötigt. Diese Eckdaten sagen nicht, ob die App zu jedem Arbeitsablauf passt, geben aber eine Orientierung zu Verfügbarkeit und Einstieg.

Wer die App ausprobiert, sollte den Nutzen an einem konkreten Alltagstest messen: Eine Woche lang beobachten, welche Antworten wiederholt geschrieben werden, diese wenigen Texte vorbereiten und anschließend darauf achten, ob das Antworten tatsächlich schneller und zugleich persönlicher bleibt. Wenn die Sammlung ständig angepasst werden muss oder das Wechseln zur Tastatur den Ablauf eher unterbricht, ist der Vorteil kleiner als erwartet. Ebenso sollte man vor einem kostenpflichtigen Kauf prüfen, ob die benötigte Funktion den eigenen Ablauf wirklich verbessert; die kostenlose Nutzung ist ein naheliegender erster Schritt, um das Grundprinzip einzuschätzen.

Ein paar Gedanken zum Schluss

Alles in allem kann ich die App wirklich empfehlen. Sie ist nicht nur für Profis geeignet, sondern auch für alle, die ihre Arbeit besser organisieren möchten. Mit Boards könnt ihr eure Projekte effizienter verwalten und habt alle wichtigen Informationen an einem Ort. Probiert sie aus und lasst euch überraschen, wie viel einfacher das Leben dadurch wird!

Mein Urteil fällt etwas gezielter aus: Ich würde Boards vor allem dann testen, wenn wiederkehrende Antworten auf dem Smartphone täglich Zeit kosten und ein Team von einheitlichen Formulierungen profitieren kann. Die Stärke ist der kurze Weg vom vorbereiteten Inhalt zur Nachricht; der notwendige Gegencheck und die Pflege der Texte bleiben trotzdem bei euch. Wer ein umfassendes Aufgaben- oder Projektmanagement sucht, sollte dafür ein entsprechendes Werkzeug wählen. Für wiederkehrende Kommunikation kann Boards dagegen eine praktische Ergänzung sein, solange die Vorlagen hilfreich bleiben und nicht das persönliche Eingehen auf Menschen ersetzen.